商務信函的定義、寫作原則及要素，你知道多少？

伴隨全球經濟以及信息技術的迅猛發展，商務信函成了對外貿易里不可或缺的構成部分，還是現代外貿活動中極為常用且極為有效的通訊方式之一。要是沒有往來的貿易信函，大部分國際貿易活動會極難順利開展。所以，商務信函在對外貿易里的作用便是為雙方溝通交流架設的橋梁business letter是什么意思，精準且具體地傳遞雙方的各類相關信息。一封好的商務信函，它不僅對于建立以及保存非常優良的業務關系有著幫助，而且還能夠憑借有效的溝通，去防止締約雙方之間產生并非必要的誤解以及糾紛。

PART 1.定義

商業方面用來聯系業務、溝通商情、咨詢答復的主要途徑以及通訊方式的信函，被稱作商務信函。商務信函跟私人信函不一樣，它更為正式，還能夠成為買賣雙方商務往來時的那法律憑證，同時也是用來解決爭端的法律依據。

PART 2.商務信函寫作“7C”原則

清楚原則（）

簡潔原則（）

準確原則（）

具體原則（）

禮貌原則（）

體諒原則（）

完整原則（）

PART 3.商務信函寫作六要素

1、信頭()

信頭包括發信人的地址和發信日期。

與中文截然不同的是英文地址的寫法，地址名稱依照從小到大的順序，第一行需寫明門牌號碼以及街名，第二行要寫上縣、市、省、州、郵編和國名。

緊跟的是發下去的信的日期，此日期處于信頭的最后那一行，其書寫方式能夠是日月年這種代表英式的方式，也能夠是月日年這種代表美式的方式，比方說：May8，1996抑或是8May，1996。需要留意的是，月份得書寫成英文名稱，不然的話就有可能產生出歧義。就像5/8/1996這樣，美國人會將其理解成1996年5月8日，然而英國人卻會把它理解成1996年8月5日。

2、信內地址( )

收信人的姓名以及地址包含在信內地址當中，信內地址務必與信封地址保持一致情況屬實，要是出現差池，當前收信人能夠把信件退回或者依據封內地址進行轉寄舉動。信內地址的首行所寫內容乃是收信人姓名，第二行所寫內容為職務，從第三行起開始書寫收信人地址成分過程，其寫法原則上跟寫發信人地址是同樣的方式。

3、稱呼()

那是處于信里面，用于寫信之人對收信之人的稱呼用詞，其所在位置是在信內地址下方一、二行的地方，乃是從該行的頂格開始書寫，在這個稱呼過后，一般情況下會使用逗號，這是英國式的用法，當然也能夠使用冒號，這屬于美國式的用法。

給親人、親戚以及關系緊密的朋友寫信的時候，采用Dear或者My dear，而后加上表明親屬關系的稱呼，或者直接稱呼其名字，這里說的名字，并非姓氏，比如：My dear ，Dear Tom等等。

(2)用于寫給公務方面信函的稱呼有：Dear Madam 或者（）。請注意，Dear 僅僅是在公務往來當中所使用的一種客氣形式，它始終是以復數形式呈現的，在前面不會加上Dear，后者是Dear Sir的復數形式。

(3)給收信人所寫的信呀，也能夠采用頭銜、職位、職稱、學位等等再加上姓氏或者姓氏以及名字呢。比如說，Dear Prof Tim ，Dear Dr.John Smith。

4、正文(Body of the )

正文所處地位以及其內容，和中文信函是一樣的。當處于英文商務信函當中時，從標題下面兩行的位置開始書寫信文，行與行之間會存在一行的間隔，段與段之間則有兩行的間隔。

信件正文，適宜以占到信紙的四分之三，周圍留出一定的空白，每行的第一個字，從左邊取到完整，右邊的第一個字，不必取到完整，不過要盡可能考慮整齊以及美觀。

5、結尾語（ Close）

英文商務信函的結尾是寫信人的謙稱，相當于“敬上”的意思。

要是收信人是一家公司，那么常用謙稱有：Yours Truly，Truly Yours，Yours等等；要是收信人是個人，那么常用的有：Yours ， yours等等。

6、簽名(）

作為信的重要組成部分，簽名是寫信人的署名，它處于結束語那里，位置是正下方，簽完名字之后，還需要有打字機打出的名字，目的是方便識別，而職務、職稱可以打在名字的下方。

Tips:

要是信件存在附件，并且存在有必要去提醒收信人的情況，那么能夠在第六個要素之后，添加上附件注記( 或者Encl.)。

倘若把整封信寫完了之后，又察覺到遺漏了某些內容，那么能夠在附件注記的后面，添加上或者其縮寫形式（P.S.）來予以補充。

PART 4.商務信函寫作形式

1、齊頭式(Block Style)

英文字體的齊頭式書信，它有這樣的要求，那就是，除了信頭之外，信內地址以及正文，這里說的正文，每段起首都要算在內，還有結束語和簽名，這些都要靠左邊對齊才行，無一例外都要齊頭對齊。

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2、縮進式( Style)

對于縮進式的英文書信而言，每一行的信頭文字，都要比上一行向右縮進一兩個字母，信內地址同樣如此，正文的每一段文字，首行需向右縮進四個字母，簽名在打印的時候，也要比結束語縮進三四個字母。

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3、混合式( Block Style)

不是混合式且被稱作半齊頭式(semi-block style)的樣式不存在，混合式的英文書信里，信頭、結束語以及簽名被放置于右邊，并且每行文字呈現齊頭狀態，信內地址之中各行文字將靠左邊齊；正文每段起行朝著右邊縮進四五個字母。

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PART 5.文化差異對信函寫作的影響

信件稱呼

針對信件稱呼，在中國，人們有著這樣的習慣，即在正式場合，會以職稱或者職位去稱呼他人，在西方，人們喜歡直接呼喊他人的名字，而不樂意稱呼其頭銜。

語言結構

于函電寫作這個范疇之內，外商往往會徑直圍繞信函所涉及的主題去展開相關的討論，而中國人則慣于給出較為漫長的一種鋪墊，之后才進入到最為主要的話題之中。

寫作習慣

商務寫作旨在達成復雜信息的傳遞，寫作習慣各異時會呈現出不一樣的交際習慣、文化信仰等，于不了解對方文化進程里或許致使內容理解產生偏差。

語言表達

于商務英語寫作之中，進行撰寫之際，多地采用專業、統一的詞匯，如此能夠避免詞義內涵差別的出現。

應對策略

1、了解中西方文化的差異

國家各有其文化底蘊，為更契合西方貿易對象需要，信函交流時須盡力知曉歷史傳統差異，政治體制差異，日常問候差異。

2、重視語境的把握

語境在商務英語信函寫作當中占據著極為關鍵突出的地位，舉例來看數字方面的問題，若是那種用于陳述情況的普通信函情況之下，其所呈現的僅僅只是單一的一個簡單數字而已，然而一旦文件的上下文語境關聯到了涉及各個不同方面的前景評估之時，那么就極有可能會就此引發產生誤解的情況出現。

3、把握專業詞匯

商務英語專業，詞匯量是很大的，并且有一些詞匯，在商務這個領域，有著其專門的含義。要是沒有針對專業詞匯，進行系統的詳細了解，那么很容易引發寫作當中，表述不專業的情況，給雙方交流帶去負面影響，甚至還有可能致使交易失敗的結果出現。

4、提升寫作水平

致力于寫作之人，需多多涉獵中英文對照之書籍，以此強化對英文表達的認知；與之相關專業的學生，能夠前往外貿公司體驗一番并得以學習，切實感受一下商務英語信函的寫作情形；與此同時，務必要規避中式英語，盡可能依據西方人的思維表達以及語言習慣來開展寫作。

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